فهرست مطالب
نرم افزار حسابداری تحت وب چگونه کار میکند؟
در یک نرم افزار تحت وب حسابداری، کاربر آدرس سامانه را در مرورگر باز میکند و با حساب کاربری خود وارد میشود. سپس میتواند متناسب با سطح دسترسی، عملیاتی مانند ثبت فاکتور، ثبت دریافت و پرداخت یا مشاهده گزارش را انجام دهد. در ساختار رایج این نرم افزارها، درخواست کاربر به سرور ارسال میشود، پردازش لازم انجام میگیرد و نتیجه در مرورگر نمایش داده میشود. اطلاعات نیز در پایگاه داده سیستم نگهداری میشوند.
برای مثال، فروشنده یک شعبه فاکتور فروش را ثبت میکند و حسابدار دفتر مرکزی، در صورت داشتن دسترسی لازم، میتواند اطلاعات ثبت شده را بررسی کند. مدیر نیز میتواند گزارش فروش همان شعبه را ببیند؛ البته به شرط آنکه نرم افزار این امکانات را داشته باشد و اطلاعات به درستی ثبت شده باشند.
برای استفاده معمول از رابط تحت وب، نیازی به نصب برنامه اصلی حسابداری روی تک تک رایانه ها نیست. با این حال، بعضی قابلیت ها مانند اتصال به تجهیزات خاص یا سرویس های جانبی ممکن است به نصب ابزار کمکی نیاز داشته باشند.
تفاوت نرم افزار حسابداری تحت وب، آنلاین، ابری و تحت شبکه چیست؟
حساب و کتاب خود را محک بزنید
نرم افزار حسابداری محک ویژه +200 گروه شغلی
دریافت دمو و مشاوره رایگان نرم افزار حسابداری محک
در صورت تمایل به دریافت مشاوره رایگان و مشاهده دمو نرم افزار حسابداری محک، لطفا فرم زیر را تکمیل نمایید.
این اصطلاحات گاهی به جای یکدیگر استفاده میشوند، اما هرکدام ویژگی متفاوتی را توصیف میکنند.
| اصطلاح | مفهوم اصلی | نکته مهم |
|---|---|---|
| حسابداری تحت وب | دسترسی به نرم افزار از طریق مرورگر | میتواند روی اینترنت یا شبکه داخلی اجرا شود. |
| حسابداری آنلاین | دسترسی و کار با سیستم از طریق اتصال شبکه؛ در کاربرد رایج، اینترنت | عنوان آنلاین به تنهایی امکانات یا معماری محصول را مشخص نمیکند. |
| حسابداری ابری | ارائه نرم افزار با استفاده از زیرساخت رایانش ابری | اغلب به شکل سرویس ارائه میشود، اما صرف اینترنتی بودن به معنای ابری بودن نیست. |
| حسابداری تحت شبکه | استفاده چند دستگاه از یک سیستم مشترک در بستر شبکه | این سیستم ممکن است ویندوزی یا تحت وب باشد. |
| حسابداری تحت ویندوز | اجرای برنامه کاربری روی سیستم عامل ویندوز | میتواند تک کاربره، تحت شبکه یا دارای امکانات دسترسی از راه دور باشد. |
تحت وب بودن، روش دسترسی به نرم افزار را توصیف میکند؛ ابری بودن به زیرساخت و شیوه ارائه خدمات مربوط است.
در تعریف NIST، رایانش ابری شامل دسترسی درخواستی به مجموعه ای از منابع مشترک و قابل تنظیم است که میتوانند با حداقل مداخله مدیریتی در اختیار کاربر قرار بگیرند. بنابراین نصب یک نرم افزار روی سرور متصل به اینترنت، به تنهایی برای ابری نامیدن آن کافی نیست.
همچنین دسترسی به یک برنامه ویندوزی از طریق Remote Desktop، آن برنامه را به نرم افزار تحت وب تبدیل نمیکند؛ حتی اگر کاربر بتواند از خارج شرکت به آن متصل شود.
نرم افزار حسابداری تحت وب چه امکاناتی باید داشته باشد؟
پیش از بررسی ظاهر نرم افزار یا تعداد قابلیتهای آن، مشخص کنید قرار است چه فعالیتهایی را در سیستم انجام دهید. یک شرکت خدماتی، فروشگاه زنجیرهای و کارگاه تولیدی لزوماً به امکانات یکسانی نیاز ندارند. طولانی بودن فهرست امکانات به تنهایی نشانه مناسب بودن نرم افزار نیست. قابلیتهای ضروری باید در نسخه انتخابی شما فعال، قابل استفاده و متناسب با فرایند واقعی مجموعه باشند.
ثبت و مدیریت اطلاعات حسابداری
اگر به حسابداری کامل نیاز دارید، تنها امکان ثبت درآمد و هزینه کافی نیست. ساختار حسابها، ثبت و اصلاح اسناد حسابداری، گردش حساب، تراز آزمایشی و گزارشهای مالی موردنیاز را بررسی کنید.
در زمان آزمایش این بخش، پاسخ پرسشهای زیر را مشخص کنید:
- تعریف حسابهای کل، معین و تفصیلی چگونه انجام میشود؟
- اسناد حسابداری به صورت دستی یا خودکار ثبت میشوند؟
- اصلاح و حذف اسناد به چه سطح دسترسی نیاز دارد؟
- آیا سابقه تغییرات انجام شده توسط کاربران قابل مشاهده است؟
- بستن سال مالی و انتقال ماندهها چگونه انجام میشود؟
- چه گزارشهای مالی در نسخه انتخابی ارائه میشوند؟
نام یک گزارش در فهرست امکانات کافی نیست. ساختار، جزئیات، فیلترها و خروجی همان گزارش را با نیاز حسابدار مجموعه تطبیق دهید. برای مشخص کردن خروجی مورد انتظار مدیر، میتوانید نمونه گزارش مالی به مدیریت را بررسی کنید و اطلاعات موردنیاز مجموعه را با گزارش های نرم افزار تطبیق دهید.
خرید، فروش و مدیریت حساب اشخاص
امکانات خرید و فروش باید با روش ثبت سفارش، تسویه و پیگیری مشتریان و تأمین کنندگان هماهنگ باشند.
صدور و اصلاح فاکتور
ثبت فاکتور خرید و فروش، برگشت، تخفیف و هزینههای مرتبط باید متناسب با فعالیت مجموعه انجام شود.
مدیریت حساب اشخاص
مانده مشتریان و تأمین کنندگان باید همراه با گردش حساب و جزئیات اسناد قابل بررسی باشد.
ثبت تسویه فاکتور
سیستم باید تسویه کامل یا بخشی از مبلغ فاکتور و مانده تسویه نشده را به شکل روشن نمایش دهد.
پیگیری سررسیدها
در فروش اعتباری باید بتوان مطالبات، بدهیها و مبالغ سررسید گذشته را پیگیری کرد.
مثال کاربردی برای فروش اعتباری
اگر مشتری فقط بخشی از مبلغ فاکتور را پرداخت کند، نرم افزار باید مبلغ دریافت شده، مانده بدهی، تاریخ تسویه و اسناد مرتبط را در حساب همان مشتری نمایش دهد. صرف صدور فاکتور برای این نوع فروش کافی نیست؛ امکان پیگیری سررسید مطالبات و مبالغ وصول نشده نیز اهمیت دارد.
دریافت و پرداخت
امکانات صندوق، بانک، تنخواه و چک را با روش کار مجموعه تطبیق دهید. ممکن است یک محصول ابزارهای بانکی متنوعی داشته باشد، اما فرایندهای دریافت و پرداخت موردنیاز کسب و کار شما را پوشش ندهد.
| بخش | موارد قابل بررسی |
|---|---|
| صندوق و بانک | ثبت دریافت و پرداخت، انتقال وجه و مشاهده مانده و گردش حساب |
| تنخواه | ثبت پرداختها، شارژ تنخواه، تسویه و کنترل مانده تنخواهدار |
| چکهای دریافتی | ثبت مشخصات چک، سررسید، واگذاری، وصول یا برگشت |
| چکهای پرداختی | ثبت صدور، تاریخ سررسید، وضعیت پرداخت و ارتباط با طرف حساب |
| تطبیق اطلاعات | امکان بررسی ارتباط دریافت و پرداخت با فاکتور، شخص و سند حسابداری |
انبار و موجودی کالا
اگر کالا میفروشید، بررسی کنید نرم افزار از تعداد انبارهای موردنیاز، واحدهای اندازه گیری، انتقال کالا، انبارگردانی و روش محاسبه موجودی مناسب کسب و کار شما پشتیبانی میکند یا خیر.
قابلیتهای تخصصی زیر نیز باید جداگانه بررسی شوند:
- تعریف چند انبار و تفکیک موجودی هرکدام
- ثبت رسید و حواله انبار
- انتقال کالا میان انبارها یا شعب
- ثبت واحد اصلی و واحدهای فرعی کالا
- کنترل نقطه سفارش و موجودی منفی
- ثبت سریال، بچ یا تاریخ انقضای کالا، در صورت نیاز
- مدیریت ویژگیهایی مانند رنگ و سایز
- فرمول تولید و مصرف مواد اولیه برای مجموعههای تولیدی
امکانات انبار، تولید، سریال کالا و تاریخ انقضا نتیجه خودکار تحت وب بودن نرم افزار نیستند. وجود و سطح این قابلیتها باید در نسخه موردنظر بررسی شود.
مدیریت کاربران و شعب
تعداد کاربران مجاز را با تعداد کاربران همزمان اشتباه نگیرید. ممکن است یک نرم افزار امکان تعریف چند حساب کاربری را داشته باشد، اما تعداد افرادی که همزمان وارد سیستم میشوند محدود باشد. همچنین باید مشخص شود آیا میتوان دسترسی هر فرد را به یک شعبه، انبار، صندوق یا عملیات مشخص محدود کرد.
| کاربر | دسترسی موردنیاز | دسترسی قابل محدودسازی |
|---|---|---|
| فروشنده | ثبت فاکتور و دریافت وجه | مشاهده سود، حسابهای بانکی و اطلاعات سایر شعب |
| انباردار | ثبت ورود، خروج و انتقال کالا | ویرایش اسناد مالی و مشاهده گزارشهای مدیریتی |
| حسابدار | ثبت اسناد و بررسی گردش حسابها | تنظیمات امنیتی و مدیریت کاربران، در صورت عدم نیاز |
| مدیر | مشاهده گزارشهای مالی و عملکرد شعب | ثبت یا حذف عملیات روزانه، بر اساس ساختار مجموعه |
دسترسی مشاهده، ثبت، ویرایش، حذف و تأیید بهتر است به صورت جداگانه قابل تنظیم باشد. ثبت سابقه عملیات کاربران نیز برای پیگیری تغییرات اهمیت دارد.
مزایای نرم افزار حسابداری تحت وب چیست؟
مزیت اصلی این نرم افزارها، فراهم کردن دسترسی مشترک به اطلاعات از طریق مرورگر است. ارزش این ویژگی زمانی مشخص میشود که با نیاز واقعی مجموعه هماهنگ باشد.
دسترسی به اطلاعات خارج از محل کار
اگر نرم افزار برای دسترسی اینترنتی راه اندازی شده باشد، مدیر و حسابدار میتوانند با اتصال مناسب و مجوز لازم از خارج شرکت وارد سیستم شوند. این قابلیت برای بررسی مانده حساب، کنترل فروش یا پیگیری مطالبات در سفر مفید است. البته دسترسی به اطلاعات به فعال بودن سرویس، کیفیت ارتباط و تنظیمات امنیتی وابسته خواهد بود.
همکاری ساده تر میان حسابدار و واحدهای اجرایی
ثبت اطلاعات در یک سیستم مشترک میتواند نیاز به ارسال مکرر فایل میان فروشنده، انباردار و حسابدار را کاهش دهد.
نمونه همکاری میان شعب و دفتر مرکزی
فروشندگان هر شعبه، اطلاعات فروش را در همان سیستم ثبت میکنند. حسابدار دفتر مرکزی میتواند عملیات را بررسی کند و مدیر نیز گزارش هر شعبه را متناسب با سطح دسترسی خود مشاهده کند. با این حال، متمرکز بودن سیستم جای ثبت دقیق و به موقع اطلاعات را نمیگیرد. اطلاعات ناقص همچنان به گزارش ناقص منجر میشوند.
مدیریت متمرکز نسخه نرم افزار
در بسیاری از سامانههای تحت وب، تغییرات نرم افزار در سمت سرور اعمال میشوند و لازم نیست نسخه اصلی برنامه روی هر رایانه به صورت جداگانه بهروز شود. در سرویسهای میزبانی شده، ارائه دهنده معمولاً مدیریت نسخه و زیرساخت مرکزی را بر عهده دارد. اگر نرم افزار روی سرور اختصاصی شرکت نصب شود، مسئولیت بهروزرسانی، نگهداری و پشتیبانی باید در قرارداد مشخص باشد.
کاهش بخشی از کارهای نگهداری زیرساخت
در سرویسهای اشتراکی میزبانی شده، ممکن است خرید و نگهداری سرور از وظایف مشتری خارج شود. این موضوع میتواند بخشی از بار کاری تیم فنی مجموعه را کاهش دهد. استفاده از سرویس میزبانی شده، مسئولیت مدیریت حسابهای کاربری، امنیت دستگاه کارکنان، انتخاب رمز عبور مناسب و کنترل دسترسیها را از مجموعه حذف نمیکند.
امکان کار با دستگاههای مختلف
رابط تحت وب میتواند دسترسی از رایانه، لپ تاپ، تبلت یا تلفن همراه را فراهم کند؛ اما کیفیت تجربه کاربری در تمام دستگاهها لزوماً یکسان نیست. پیش از خرید، عملیات مهم را روی دستگاه واقعی خود آزمایش کنید. باز شدن صفحه روی موبایل به تنهایی نشان نمیدهد که ثبت فاکتور، جست و جوی کالا یا تهیه گزارش نیز روی صفحه کوچک به راحتی انجام میشود.
| مزیت احتمالی | شرط بهرهمندی |
|---|---|
| دسترسی خارج از محل کار | دسترسی اینترنتی امن، سرویس فعال و سطح دسترسی مناسب |
| همکاری میان شعب | ثبت اطلاعات در سیستم مشترک و تفکیک صحیح شعب |
| بهروزرسانی متمرکز | مدیریت درست نسخه در سرور و پشتیبانی مناسب |
| کاهش نگهداری سرور | ارائه سرویس میزبانی شده با مسئولیتهای قراردادی روشن |
| استفاده روی دستگاههای مختلف | طراحی واکنشگرا و پشتیبانی محصول از عملیات موردنیاز |
مزایای واقعی هر نرم افزار به محصول، نسخه، قرارداد و شیوه استقرار آن بستگی دارند. تحت وب بودن فقط یکی از ویژگیهای قابل بررسی است.
معایب و محدودیتهای نرم افزار حسابداری تحت وب چیست؟
دسترسی از طریق مرورگر میتواند مزایای زیادی ایجاد کند، اما انتخاب این نوع نرم افزار بدون بررسی زیرساخت، قرارداد و روش کاری مجموعه ممکن است مشکلاتی به همراه داشته باشد.
وابستگی به ارتباط با سرور
برای انجام عملیات معمول، مرورگر باید به سرور نرم افزار دسترسی داشته باشد. اگر سرور در اینترنت قرار گرفته باشد، اختلال اینترنت یا سرویس میتواند دسترسی کاربران را متوقف کند. اگر نرم افزار روی سرور داخلی شرکت اجرا شود، قطع اینترنت لزوماً مانع استفاده در شبکه داخلی نیست؛ اما خرابی سرور، تجهیزات شبکه یا ارتباط داخلی همچنان میتواند فعالیت کاربران را مختل کند. قابلیت کار آفلاین فقط زمانی قابل اتکاست که محصول آن را به طور مشخص ارائه کند و محدودیتها و نحوه همگام سازی اطلاعات پس از اتصال دوباره روشن باشند.
| شیوه استقرار | اختلال احتمالی | اثر معمول |
|---|---|---|
| سرور اینترنتی | قطع اینترنت کاربر یا اختلال سرویس میزبان | دسترسی به سامانه ممکن است متوقف شود. |
| سرور داخل شرکت | خرابی شبکه داخلی یا سرور | دسترسی کاربران داخل مجموعه مختل میشود. |
| راهکار دارای حالت آفلاین | قطع ارتباط و ایجاد اطلاعات جدید | نحوه ذخیره موقت و رفع تعارض اطلاعات باید مشخص باشد. |
وابستگی به کیفیت خدمات ارائه دهنده
در یک سرویس میزبانی شده، اختلال سرور، تأخیر در پاسخگویی یا تغییر شرایط ارائه خدمات میتواند بر فعالیت روزانه مجموعه اثر بگذارد.
پیش از خرید، این موارد را از ارائه دهنده بپرسید:
- اختلال سرویس از چه کانالی اطلاع رسانی میشود؟
- واحد پشتیبانی در چه روزها و ساعتهایی پاسخگوست؟
- میانگین زمان پاسخ و پیگیری درخواستها چقدر است؟
- چه تعهدی برای در دسترس بودن و بازیابی سرویس وجود دارد؟
- در صورت بروز مشکل، چه روش جایگزینی برای ثبت عملیات وجود دارد؟
- مسئولیت از دست رفتن یا آسیب دیدن اطلاعات چگونه تعیین شده است؟
ادعاهای مربوط به پایداری، پشتیبان گیری و زمان بازیابی باید در قرارداد یا توافق سطح خدمات به صورت روشن و قابل بررسی درج شوند.
هزینههای مستمر
مبلغ اشتراک اولیه ممکن است مناسب به نظر برسد، اما هزینه نهایی میتواند با افزایش تعداد کاربران، شعب، فضای ذخیره سازی یا امکانات جانبی تغییر کند.
در محاسبه هزینه کل، موارد زیر را نیز در نظر بگیرید:
- هزینه راه اندازی و تنظیمات اولیه
- اشتراک ماهانه یا سالانه
- هزینه کاربران و شعب اضافه
- هزینه انتقال اطلاعات از نرم افزار قبلی
- آموزش کاربران و پشتیبانی
- اتصال به فروشگاه اینترنتی یا سایر سامانهها
- فضای ذخیره سازی و نگهداری پیوستها
- طراحی گزارش یا فرایند اختصاصی
دشواری احتمالی انتقال اطلاعات
اگر خروجی نرم افزار محدود باشد، انتقال اطلاعات به سیستم دیگر دشوار میشود. خروجی PDF گزارشها جای خروجی ساختاریافته از اسناد، اشخاص، کالاها و مانده حسابها را نمیگیرد.
پیش از شروع همکاری مشخص کنید
- چه اطلاعاتی را میتوانید از سیستم دریافت کنید؟
- خروجی اطلاعات در چه قالبی ارائه میشود؟
- آیا اسناد، اطلاعات پایه و پیوستها نیز قابل دریافت هستند؟
- دریافت خروجی کامل هزینه جداگانه دارد یا خیر؟
- پس از پایان اشتراک تا چه زمانی امکان مشاهده اطلاعات وجود دارد؟
- اطلاعات مشتری چه زمانی و با چه فرایندی حذف میشوند؟
محدودیت در سفارشی سازی یا تجهیزات جانبی
بعضی سرویسهای اشتراکی امکان تغییر فرایندها یا طراحی گزارش اختصاصی محدودی دارند. اتصال به چاپگر، ترازو، کارت خوان، بارکدخوان و سایر تجهیزات نیز به محصول و روش اتصال بستگی دارد. اگر تجهیزات جانبی در کار روزانه شما ضروری هستند، سازگاری را با همان مدل دستگاه و در شرایط واقعی محل کار آزمایش کنید. اعلام پشتیبانی کلی از یک نوع تجهیزات برای تأیید سازگاری تمام مدلها کافی نیست.
آیا نرم افزار حسابداری تحت وب امن است؟
امنیت را نمیتوان فقط از روی تحت وب یا ویندوزی بودن نرم افزار تعیین کرد. طراحی محصول، نحوه نگهداری سرور، تنظیمات دسترسی و رفتار کاربران همگی بر امنیت اطلاعات مالی اثر میگذارند. در خدمات ابری نیز مسئولیت امنیت به طور کامل از مشتری حذف نمیشود. تقسیم مسئولیت به نوع سرویس و قرارداد بستگی دارد. حفاظت از حسابهای کاربری، تنظیم سطح دسترسی و امنیت دستگاههای کارکنان معمولاً همچنان به توجه مجموعه نیاز دارد. امنیت یک ویژگی چندلایه است و باید ارتباط کاربران، سرور، پایگاه داده، نسخههای پشتیبان، سطح دسترسی و فرایند بازیابی را دربر بگیرد.
پرسشهایی که باید از ارائه دهنده بپرسید
| موضوع | پرسشی که باید مطرح کنید |
|---|---|
| امنیت ارتباط | آیا ارتباط مرورگر با سامانه از HTTPS استفاده میکند؟ |
| ورود کاربران | آیا ورود دو مرحلهای و مدیریت نشستهای فعال وجود دارد؟ |
| سطح دسترسی | آیا دسترسی مشاهده، ثبت، ویرایش، حذف و تأیید جداگانه تنظیم میشود؟ |
| سابقه عملیات | آیا مشخص است هر کاربر چه اطلاعاتی را در چه زمانی تغییر داده است؟ |
| پشتیبان گیری | نسخه پشتیبان با چه فاصلهای تهیه و تا چه مدت نگهداری میشود؟ |
| بازیابی | فرایند بازیابی چگونه آزمایش میشود و اجرای آن چقدر زمان میبرد؟ |
| محرمانگی | دسترسی کارکنان پشتیبانی به اطلاعات مشتری چگونه کنترل و ثبت میشود؟ |
| خروج اطلاعات | مشتری چگونه میتواند نسخه قابل استفادهای از اطلاعات خود دریافت کند؟ |
HTTPS به تنهایی برای امنیت کافی نیست
استفاده از HTTPS برای حفاظت از اطلاعات در مسیر ارتباط میان مرورگر و سرور اهمیت دارد؛ اما به تنهایی امنیت پایگاه داده، صحت پشتیبان گیری یا محدود بودن دسترسی کارکنان شرکت میزبان را اثبات نمیکند.
امنیت ارتباط
دادههای در حال انتقال میان کاربر و سامانه باید در برابر مشاهده یا تغییر غیرمجاز محافظت شوند.
امنیت اطلاعات ذخیره شده
پایگاه داده، فایلها و نسخههای پشتیبان نیز باید در برابر دسترسی غیرمجاز محافظت شوند.
مدیریت کاربران
حساب هر کاربر باید مستقل باشد و دسترسی او بر اساس مسئولیت شغلی تعیین شود.
بازیابی اطلاعات
نسخه پشتیبان زمانی قابل اتکاست که امکان بازیابی آن به صورت دورهای آزمایش شود.
تفاوت خروجی اکسل و نسخه پشتیبان
خروجی اکسل با نسخه پشتیبان کامل تفاوت دارد. ممکن است فایل اکسل فقط بخشی از اطلاعات قابل مشاهده را شامل شود و برای بازسازی کامل سیستم کافی نباشد.
| ویژگی | خروجی اکسل | نسخه پشتیبان |
|---|---|---|
| هدف اصلی | بررسی یا انتقال بخشی از اطلاعات | بازیابی اطلاعات و ساختار سیستم |
| محدوده اطلاعات | معمولاً محدود به گزارش یا جدول انتخاب شده | بسته به محصول میتواند مجموعه گستردهتری از دادهها را شامل شود. |
| قابلیت بازسازی سیستم | معمولاً کافی نیست. | باید با فرایند بازیابی محصول سازگار باشد. |
| روش کنترل | بررسی ستونها، تعداد ردیفها و قالب داده | انجام آزمایش بازیابی و کنترل کامل بودن اطلاعات |
مفهوم مرتبط: مدل مسئولیت مشترک امنیت در خدمات ابری
مقایسه نرم افزار حسابداری تحت وب و تحت ویندوز
برای مقایسه منصفانه باید دو محصول مشخص با امکانات مشابه بررسی شوند. جدول زیر تفاوتهای عمومی و موارد وابسته به محصول را نشان میدهد.
| معیار | نرم افزار حسابداری تحت وب | نرم افزار حسابداری تحت ویندوز |
|---|---|---|
| روش استفاده | از طریق مرورگر | از طریق برنامه نصب شده روی ویندوز |
| نصب برنامه اصلی روی دستگاه کاربر | معمولاً لازم نیست. | معمولاً لازم است. |
| استفاده بدون اینترنت | در استقرار داخلی ممکن است؛ در سرویس اینترنتی به امکانات آفلاین بستگی دارد. | در نسخه محلی معمولاً ممکن است؛ بعضی خدمات جانبی به اینترنت نیاز دارند. |
| دسترسی خارج از شرکت | در صورت فراهم بودن دسترسی شبکه و مجوزها امکانپذیر است. | با راهکارهای دورکاری یا امکانات مرتبط امکانپذیر است. |
| استفاده روی موبایل | به طراحی رابط و امکانات محصول بستگی دارد. | به برنامه یا سرویس مکمل بستگی دارد. |
| پشتیبان گیری خودکار | به سرویس، شیوه استقرار و قرارداد بستگی دارد. | میتواند با امکانات نرم افزار یا ابزارهای جانبی انجام شود. |
| اتصال از طریق API | وابسته به محصول و نسخه انتخابی است. | وابسته به محصول و نسخه انتخابی است. |
| امنیت اطلاعات | به طراحی، میزبانی و مدیریت دسترسی وابسته است. | به طراحی، زیرساخت و مدیریت دسترسی وابسته است. |
| هزینه | ممکن است اشتراکی یا مبتنی بر مجوز و میزبانی باشد. | ممکن است شامل مجوز، پشتیبانی و زیرساخت باشد. |
| اتصال به تجهیزات | نیازمند بررسی سازگاری محصول و روش اتصال است. | نیازمند بررسی سازگاری نرم افزار و تجهیزات است. |
| بهروزرسانی | معمولاً به شکل متمرکز روی سرور انجام میشود. | ممکن است خودکار یا با نصب نسخه جدید انجام شود. |
نمیتوان نسخه تحت وب یا ویندوزی را بدون بررسی نیازهای مجموعه، برای همه کسب و کارها گزینه بهتر دانست. انتخاب مناسب به شرایط اجرا، امکانات محصول و فرایندهای مالی بستگی دارد.
نرم افزار حسابداری تحت وب برای چه کسب و کارهایی مناسب است؟
این راهکار زمانی ارزش بیشتری دارد که دسترسی مشترک یا دسترسی خارج از محل کار، بخشی از نیاز روزانه مجموعه باشد. نوع فعالیت به تنهایی تعیین نمیکند که یک کسب و کار حتماً به نرم افزار تحت وب نیاز دارد.
| وضعیت کسب و کار | مزیت احتمالی راهکار تحت وب | شرطی که باید بررسی شود |
|---|---|---|
| چند شعبه فعال | ثبت اطلاعات در یک سیستم مشترک | تفکیک دسترسی و گزارش هر شعبه |
| همکاری با حسابدار دورکار | بررسی اطلاعات بدون حضور دائمی در محل | امکانات حسابداری، امنیت و کنترل دسترسی |
| مدیران در سفر | مشاهده گزارشهای مالی خارج از شرکت | دسترسی پایدار و تجربه مناسب روی دستگاه |
| دفتر و انبار در دو محل | تبادل اطلاعات در یک سیستم مرکزی | پوشش فرایند انبار و کیفیت ارتباط |
| تیم پروژه در چند محل | ثبت هزینهها از محل اجرای فعالیت | تفکیک پروژه، تأیید هزینهها و سطح دسترسی |
| فروش اینترنتی | کاهش ورود تکراری اطلاعات | وجود اتصال سازگار، امن و قابل پشتیبانی |
مجموعههای چند شعبهای
یک سیستم مرکزی میتواند ثبت و بررسی اطلاعات شعب را ساده تر کند. با این حال، نرم افزار باید امکان تفکیک شعب، صندوقها، انبارها، کاربران و گزارشها را داشته باشد. همچنین باید مشخص شود اطلاعات در لحظه ثبت میشوند یا با تأخیر میان شعب و سیستم مرکزی همگام خواهند شد.
کسب و کارهای دارای حسابدار دورکار
اگر حسابدار بخشی از فعالیت خود را خارج از محل شرکت انجام میدهد، دسترسی کنترل شده به اسناد، حسابها و گزارشها میتواند نیاز به ارسال فایلهای متعدد را کاهش دهد. حسابدار دورکار نباید برای انجام وظایف خود از حساب کاربری مشترک مدیر یا سایر کارکنان استفاده کند. حساب مستقل و سطح دسترسی متناسب، پیگیری عملیات را ساده تر میکند.
شرکتهای پروژه محور
در شرکتهایی که کارکنان یا مدیران پروژه در محلهای مختلف فعالیت میکنند، امکان ثبت هزینه و مشاهده وضعیت پروژه از راه دور مفید است. در این شرایط، تحت وب بودن به تنهایی کافی نیست. نرم افزار باید امکان تفکیک هزینهها، درآمدها، طرف حسابها و گزارشهای هر پروژه را نیز ارائه دهد.
فروشگاههای نیازمند تداوم فروش
برای فروشگاهی که باید هنگام اختلال اینترنت نیز با سرعت فاکتور صادر کند، تداوم عملیات اهمیت زیادی دارد. در چنین شرایطی، نسخه محلی یا راهکاری با قابلیت آفلاین مستند نیز باید در مقایسه قرار گیرد. اگر توقف چند دقیقهای فروش برای مجموعه قابل قبول نیست، روش ادامه کار هنگام قطع اینترنت یا اختلال سرور را پیش از خرید مشخص و آزمایش کنید.
چگونه بهترین نرم افزار حسابداری تحت وب را انتخاب کنیم؟
بهترین نرم افزار، محصولی است که عملیات ضروری مجموعه را پوشش دهد و در شرایط واقعی کسب و کار قابل استفاده باشد. برای انتخاب دقیق تر میتوانید مراحل زیر را دنبال کنید.
نیازهای ضروری را از امکانات جانبی جدا کنید
فهرستی از کارهای روزانه مانند ثبت فروش، دریافت وجه، مدیریت چک، کنترل موجودی، گزارش سود یا تفکیک پروژه تهیه کنید. سپس مشخص کنید نبود کدام قابلیت، فرایند اصلی مجموعه را متوقف میکند. این موارد باید در اولویت مقایسه قرار گیرند.
امکانات موردنیاز در ایران را بررسی کنید
نمایش فارسی، تقویم شمسی، واحد پول، مدیریت چک و خروجیهای موردنیاز حسابدار را در محیط واقعی نرم افزار بررسی کنید. اگر به خدمات مربوط به صورتحساب الکترونیکی نیاز دارید، امکانات نسخه انتخابی، هزینه سرویس، روش ارسال اطلاعات و مسئولیت پشتیبانی را از فروشنده بپرسید.
دمو را با یک سناریوی واقعی آزمایش کنید
به مشاهده معرفی و صفحات نمونه اکتفا نکنید. بخشی از عملیات واقعی مجموعه را در محیط آزمایشی انجام دهید و نتیجه را بررسی کنید.
دسترسی همزمان کاربران را بسنجید
اگر چند نفر با سیستم کار میکنند، ثبت و بررسی همزمان اطلاعات را آزمایش کنید. محدودیت تعداد کاربران و نحوه کنترل ویرایش همزمان را نیز بپرسید.
شرایط خروج از سرویس را مطالعه کنید
روش دریافت اطلاعات، مدت دسترسی پس از پایان اشتراک، هزینه خروجی کامل و زمان حذف اطلاعات باید پیش از خرید روشن باشند.
هزینه چند سال استفاده را مقایسه کنید
هزینه اشتراک یا خرید اولیه را همراه با مخارج کاربران اضافه، انتقال اطلاعات، آموزش، پشتیبانی و زیرساخت در یک بازه زمانی یکسان محاسبه کنید.
۱. تهیه فهرست نیازهای ضروری
ابتدا کارهای پرتکرار و ضروری مجموعه را یادداشت کنید. برای هر مورد مشخص کنید چه کسی آن را انجام میدهد، چه اطلاعاتی لازم دارد و خروجی مورد انتظار چیست.
| فرایند | سطح اهمیت | معیار آزمایش |
|---|---|---|
| ثبت فروش روزانه | ضروری | سرعت ثبت، کنترل موجودی و ارتباط با دریافت وجه |
| مدیریت مطالبات | ضروری برای فروش اعتباری | مانده مشتری، سررسید و گزارش مبالغ وصول نشده |
| ثبت چند انبار | وابسته به فعالیت | تفکیک موجودی و انتقال میان انبارها |
| دسترسی روی موبایل | مهم برای مدیر یا نیروی خارج از محل | نمایش گزارش و انجام عملیات موردنیاز روی گوشی |
| گزارش اختصاصی | وابسته به نیاز مدیریت | امکان فیلتر، طراحی یا دریافت خروجی مناسب |
۲. بررسی امکانات مالی و مالیاتی
عبارتهایی مانند «حسابداری کامل» یا «دارای امکانات مالیاتی» توضیح دقیقی از قابلیتهای محصول ارائه نمیکنند. مشخص کنید هر عملیات در کدام نسخه وجود دارد و استفاده از آن به خرید افزونه یا سرویس جداگانه نیاز دارد یا خیر. نام یک قابلیت را با فرایند کامل اجرای آن اشتباه نگیرید. روش ثبت، کنترل، اصلاح، ارسال، گزارش گیری و دریافت پشتیبانی همان قابلیت باید روشن باشد. اگر به ارسال صورتحساب به سامانه مودیان نیاز دارید، روش ارسال، کنترل وضعیت صورتحساب و پیگیری خطاها را در نسخه انتخابی بررسی کنید.
۳. آزمایش دمو با سناریوی واقعی
در محیط آزمایشی، یک فرایند ساده را از ابتدا تا انتها انجام دهید:
- یک مشتری جدید تعریف کنید.
- یک کالا یا خدمت ثبت کنید.
- برای مشتری فاکتور فروش صادر کنید.
- بخشی از مبلغ فاکتور را دریافت کنید.
- مانده حساب مشتری را بررسی کنید.
- برگشت از فروش یا اصلاح مجاز را آزمایش کنید.
- گزارش یا خروجی موردنیاز حسابدار را دریافت کنید.
نتیجه آزمایش دمو باید چه چیزی را مشخص کند؟
- عملیات روزمره برای کاربران قابل فهم است یا خیر.
- ثبت هر عملیات چه تعداد مرحله دارد.
- خطاهای احتمالی چگونه به کاربر اعلام میشوند.
- اصلاح اشتباهات ثبت شده از چه مسیری انجام میشود.
- گزارش نهایی اطلاعات موردنیاز مجموعه را نمایش میدهد یا خیر.
۴. بررسی دسترسی همزمان
برای آزمایش استفاده همزمان، از دو حساب کاربری مستقل استفاده کنید. برای مثال، فروشنده یک فاکتور ثبت کند و حسابدار همان اطلاعات را بررسی کند. محدودیت تعداد کاربران همزمان، نحوه قفل شدن اسناد هنگام ویرایش و ثبت سابقه تغییرات را نیز بررسی کنید.
۵. بررسی شرایط خروج از سرویس
پیش از خرید باید بدانید اگر اشتراک را تمدید نکنید یا تصمیم بگیرید نرم افزار را تغییر دهید، چه دسترسی و اطلاعاتی در اختیار شما قرار میگیرد.
| پرسش | دلیل اهمیت |
|---|---|
| پس از تمدید نکردن اشتراک، تا چه زمانی اطلاعات قابل مشاهده هستند؟ | برای جلوگیری از قطع ناگهانی دسترسی به سوابق مالی |
| چه خروجیهایی از سیستم دریافت میشوند؟ | برای انتقال اطلاعات و نگهداری سوابق |
| دریافت دادهها هزینه جداگانه دارد؟ | برای برآورد هزینه واقعی تغییر نرم افزار |
| پیوستها و سابقه عملیات کاربران نیز تحویل داده میشوند؟ | برای حفظ اسناد و امکان پیگیری تغییرات |
| اطلاعات مشتری چه زمانی حذف میشوند؟ | برای مدیریت محرمانگی و زمان بندی انتقال |
۶. محاسبه هزینه کل استفاده
برای مقایسه اقتصادی، فقط مبلغ خرید یا اشتراک ماه اول را بررسی نکنید. هزینه کل را برای یک بازه یکسان، برای مثال سه سال، از فروشندگان بخواهید.
این روش کمک میکند پیشنهادهایی با مدل قیمت گذاری متفاوت، بر مبنای یک دوره مشابه مقایسه شوند.
نمونههای شناخته شده نرم افزار حسابداری تحت وب در جهان
محصولات زیر نمونههایی برای آشنایی با خدمات حسابداری آنلاین هستند. این فهرست رتبه بندی نیست و به معنای مناسب بودن آنها برای هر کسب و کار ایرانی نخواهد بود.
| نرم افزار | نمونه امکانات معرفی شده | موضوع قابل بررسی |
|---|---|---|
| QuickBooks Online | مدیریت مالی، صدور فاکتور، ثبت هزینه و گزارش گیری | کشور ارائه خدمات، نسخه، قیمت و امکانات طرح |
| Xero | فاکتور، پرداخت صورتحساب، مغایرت گیری بانکی و اتصال به برنامههای دیگر | پشتیبانی از فرایندهای مالی و بانکی محل فعالیت |
| FreshBooks | حسابداری، گزارشهای مالی و مدیریت اطلاعات درآمد و هزینه | امکانات هر طرح و محدودیت تعداد کاربران |
| Zoho Books | حسابداری آنلاین، مدیریت فروش و خرید و خودکارسازی برخی عملیات | نسخه منطقهای، اتصالها و شرایط استفاده |
امکانات، قیمت اشتراک، محدودیت تعداد فاکتور و مدت استفاده آزمایشی ممکن است تغییر کنند. برای تصمیم گیری باید اطلاعات جاری هر طرح را در وب سایت رسمی همان محصول بررسی کنید. پیش از انتخاب یک سرویس خارجی، شرایط ارائه خدمات به محل فعالیت، امکان پرداخت، زبان، تقویم، واحد پول، پشتیبانی و تناسب با فرایندهای مالی و مالیاتی مجموعه را جداگانه بررسی کنید.
آیا برای دسترسی از راه دور باید نرم افزار حسابداری را عوض کنیم؟
لزوماً خیر. ابتدا مشخص کنید به اجرای کامل حسابداری در مرورگر نیاز دارید یا فقط میخواهید خارج از شرکت به گزارشها و عملیات مشخصی دسترسی داشته باشید. گاهی نرم افزار فعلی با یک راهکار دورکاری یا سرویس مکمل، نیاز مجموعه را پوشش میدهد. در مقابل، اگر استفاده مستقیم از مرورگر برای چند کاربر ضروری است، باید همان قابلیت را در محصول بررسی کنید.
| نیاز مجموعه | راهکار قابل بررسی |
|---|---|
| استفاده کامل از نرم افزار در مرورگر | نرم افزار حسابداری دارای رابط تحت وب |
| اتصال به برنامه نصب شده در شرکت | راهکار دورکاری با تنظیمات امنیتی مناسب |
| استفاده چند رایانه داخل مجموعه | نسخه شبکه و کلاینتهای مجاز |
| نگهداری نسخه پشتیبان خارج از محل | سرویس ذخیره سازی ابری سازگار با نرم افزار |
| مشاهده چند گزارش مشخص در خارج از شرکت | سرویس گزارش گیری یا راهکار مکمل محصول |
راهکارهای دسترسی و نگهداری اطلاعات در محک
در محصولات نرم افزار حسابداری محک، امکاناتی مانند افزونه دورکاری، کلاینت شبکه و سرویس ذخیره سازی ابری به صورت جداگانه معرفی شدهاند. وجود این خدمات را نباید به معنای تحت وب بودن تمام بخشهای نرم افزار دانست. دورکاری، استفاده تحت شبکه، ذخیره سازی ابری و اجرای نرم افزار در مرورگر، چهار مفهوم متفاوت هستند. راهکار انتخابی باید با نوع دسترسی موردنیاز مجموعه تطبیق داده شود. اگر نیاز شما استفاده چند رایانه از یک سیستم حسابداری مشترک است، امکانات افزونه کلاینت شبکه محک و تعداد کاربران قابل استفاده را بررسی کنید.
پیش از تغییر نرم افزار، اطلاعات زیر را در اختیار کارشناسان قرار دهید:
- تعداد کاربران مجموعه
- تعداد کاربران همزمان
- محل اتصال هر کاربر
- سرعت و پایداری ارتباط اینترنتی
- عملیاتی که باید از راه دور انجام شوند
- تجهیزات جانبی مورد استفاده
- حجم اطلاعات و روش فعلی پشتیبان گیری
سپس دموی راهکار پیشنهادی را بر اساس همین نیازها بررسی کنید. نتیجه آزمایش عملی میتواند مشخص کند که ادامه استفاده از نرم افزار فعلی، افزودن یک سرویس مکمل یا تغییر کامل سیستم، کدام گزینه مناسب تری است.
سوالات متداول درباره نرم افزار حسابداری تحت وب
آیا نرم افزار حسابداری تحت وب بدون اینترنت کار میکند؟
اگر نرم افزار روی سرور داخلی شرکت اجرا شود، ممکن است در شبکه داخلی و بدون اینترنت قابل استفاده باشد. در سرویس اینترنتی، ادامه فعالیت هنگام قطع ارتباط به وجود قابلیت آفلاین و محدودیتهای آن بستگی دارد.
پیش از خرید، روش ذخیره اطلاعات در حالت آفلاین و نحوه همگام سازی آنها پس از اتصال دوباره را بررسی کنید.
آیا حسابداری تحت وب همان حسابداری ابری است؟
خیر. تحت وب بودن به روش دسترسی از طریق مرورگر اشاره دارد؛ اما ابری بودن به زیرساخت و نحوه ارائه خدمات مربوط است. یک محصول میتواند هر دو ویژگی را داشته باشد، اما این دو اصطلاح مترادف نیستند.
آیا نرم افزار حسابداری تحت وب از نسخه ویندوزی ارزان تر است؟
همیشه این طور نیست. تعداد کاربران، تعداد شعب، امکانات، هزینه اشتراک، پشتیبانی، آموزش، انتقال اطلاعات و زیرساخت موردنیاز بر هزینه نهایی اثر میگذارند.
برای مقایسه دقیق تر، هزینه کل دو محصول با امکانات مشابه را در یک بازه زمانی یکسان محاسبه کنید.
آیا میتوان با موبایل فاکتور صادر کرد؟
اگر نرم افزار امکان صدور فاکتور را در رابط موبایل ارائه کند، این کار امکانپذیر است. باز شدن سامانه روی گوشی به تنهایی کافی نیست؛ ثبت فاکتور، انتخاب کالا، دریافت وجه و خروجی گرفتن را روی دستگاه واقعی خود آزمایش کنید.
آیا تهیه نسخه پشتیبان بر عهده فروشنده است؟
در برخی سرویسهای میزبانی شده، تهیه نسخه پشتیبان بر عهده ارائه دهنده است؛ اما جزئیات این مسئولیت باید در قرارداد مشخص باشد.
فاصله زمانی پشتیبان گیری، مدت نگهداری نسخهها، محل ذخیره و روش بازیابی اطلاعات را پیش از خرید بپرسید.
آیا نرم افزار حسابداری تحت وب رایگان برای کسب و کار کافی است؟
پاسخ به امکانات و محدودیتهای نسخه رایگان بستگی دارد. تعداد کاربران، تعداد اسناد، دوره استفاده، گزارشها، فضای ذخیره سازی، پشتیبانی و امکان دریافت خروجی را بررسی کنید.
نسخه آزمایشی محدود با سرویس رایگان دائمی یکسان نیست. شرایط استفاده و دسترسی به اطلاعات پس از پایان دوره را نیز مطالعه کنید.
بهترین نرم افزار حسابداری تحت وب کدام است؟
یک پاسخ ثابت برای تمام کسب و کارها وجود ندارد. بهترین گزینه باید نیازهای حسابداری مجموعه را پوشش دهد، در شرایط واقعی قابل استفاده باشد و درباره امنیت، پشتیبان گیری، هزینه و دریافت اطلاعات شرایط روشنی داشته باشد.
آیا تحت وب بودن نرم افزار به معنای امنیت بیشتر است؟
خیر. امنیت به طراحی محصول، زیرساخت میزبانی، تنظیم سطح دسترسی، احراز هویت، پشتیبان گیری و رفتار کاربران وابسته است. تحت وب یا ویندوزی بودن به تنهایی میزان امنیت را مشخص نمیکند.
آیا نرم افزار تحت وب برای کسب و کار چند شعبهای مناسب است؟
در صورتی که نرم افزار امکان تفکیک شعب، کاربران، انبارها، صندوقها و گزارشها را داشته باشد، میتواند برای یک مجموعه چند شعبهای مناسب باشد. کیفیت ارتباط و دسترسی همزمان کاربران نیز باید بررسی شود.
آیا برای حسابداری تحت وب باید روی رایانه برنامه نصب کنیم؟
برای استفاده معمول از رابط تحت وب، نصب برنامه اصلی روی تک تک رایانهها معمولاً لازم نیست. با این حال، اتصال به تجهیزات خاص یا برخی سرویسهای جانبی ممکن است به نصب ابزار کمکی نیاز داشته باشد.
آیا اطلاعات نرم افزار تحت وب قابل انتقال هستند؟
این موضوع به امکانات محصول و قرارداد ارائه خدمات بستگی دارد. پیش از خرید مشخص کنید چه اطلاعاتی، با چه فرمتی و با چه هزینهای قابل دریافت هستند و آیا اسناد، پیوستها و سابقه عملیات نیز تحویل داده میشوند یا خیر.
جمع بندی؛ آیا نرم افزار حسابداری تحت وب برای شما مناسب است؟
نرم افزار حسابداری تحت وب امکان ثبت و بررسی اطلاعات مالی از طریق مرورگر را فراهم میکند. این ویژگی برای مجموعههای چند شعبهای، مدیران خارج از محل کار و کسب و کارهایی که با حسابدار دورکار همکاری میکنند، میتواند کاربردی باشد. با این حال، روش دسترسی فقط یکی از معیارهای انتخاب نرم افزار است. امکانات حسابداری، خرید و فروش، انبار، مدیریت کاربران، امنیت، پشتیبان گیری، اتصال به تجهیزات و روش دریافت اطلاعات باید به صورت جداگانه بررسی شوند. همچنین نمیتوان به طور کلی گفت نرم افزار تحت وب از نسخه ویندوزی امن تر، ارزان تر یا کامل تر است. نتیجه مقایسه به محصول، نسخه، قرارداد، نحوه استقرار و نیازهای واقعی مجموعه بستگی دارد.
چک لیست نهایی پیش از انتخاب نرم افزار
- کاربران و محل اتصال آنها را مشخص کنید.
- امکانات ضروری حسابداری و عملیاتی را بنویسید.
- تعداد کاربران مجاز و همزمان را بررسی کنید.
- دمو را با یک سناریوی واقعی آزمایش کنید.
- روش ادامه کار هنگام اختلال شبکه را بپرسید.
- سطح دسترسی و سابقه تغییرات کاربران را بررسی کنید.
- شرایط پشتیبان گیری و بازیابی را مطالعه کنید.
- نوع و قالب خروجی اطلاعات را آزمایش کنید.
- سازگاری تجهیزات جانبی را بررسی کنید.
- هزینه کل استفاده را برای یک بازه چند ساله محاسبه کنید.
بهترین انتخاب، نرم افزاری نیست که فقط امکانات بیشتری داشته باشد؛ محصول مناسب باید عملیات ضروری شما را با دقت، دسترسی کنترل شده و هزینه قابل پیش بینی پوشش دهد.
بررسی راهکار مناسب برای دسترسی به نرم افزار محک
ممکن است برای دسترسی خارج از شرکت، نیازی به تغییر کامل نرم افزار حسابداری نداشته باشید. افزونه دورکاری، کلاینت شبکه و سرویس ذخیره سازی ابری، راهکارهای متفاوتی هستند و باید متناسب با نوع استفاده مجموعه انتخاب شوند. پیش از انتخاب، تعداد کاربران، محل اتصال، عملیات موردنیاز، تجهیزات جانبی و شرایط شبکه را با کارشناسان مطرح کنید. سپس امکانات نسخه یا راهکار پیشنهادی را در دمو بررسی کنید. راهکارهای دورکاری، شبکه و ذخیره سازی ابری را نباید معادل نرم افزار حسابداری کاملاً تحت وب در نظر گرفت. هرکدام کاربرد و الزامات اجرایی متفاوتی دارند.
